LAADUNHALLINTA

Sisällys:

1. Laatujärjestelmä ja sen ylläpito
2. Tarkastusmenettelyt
3. Laatutietokanta

Laadunhallintaan (quality management) kuuluu sekä laadunohjaus (quality control), että laadunvarmistus (quality assurance). Laadunohjauksella tarkoitetaan standardin (ISO 8402) määrittelyn mukaan niiden tekniikoiden ja toimintojen joukkoa, joita käyttämällä pyritään täytttämään laatuvaatimukset. Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä organisaation sisäisten että ulkopuolisten asiakkaiden ja viranomaisten luottamus tavoitteiden toteutumiseen. Tässä dokumentissa kuvataan laatujärjestelmä ja sen ylläpito sekä tarkastusmenettelyjä, jotka toimivat laadunhallinnan molemmilla osa-alueilla. Tarkastusmenettelyillä voidaan painopistettä siirtää virheiden korjaamisesta ennaltaehkäisyyn ja tarkastukseen. Lisäksi dokumentin lopussa kuvataan lyhyesti laatutietokannan sisältöä.

Laatujärjestelmä ja sen ylläpito

Laatujärjestelmässä on hyvä noudattaa tiettyjä periaatteita. Näitä periaatteita ovat verifiointi, validointi ja jäljitettävyys. Verifiointi eli todentaminen on tuloksen oikeellisuuden tarkastamista vertaamalla sitä edellisen vaiheen tuloksena syntyneisiin määrityksiin. Validoinnilla eli kelpoistamisella tarkoitetaan sen selvittämistä, että tulos (järjestelmän kuvaus tai valmis järjestelmä) on käyttötarkoituksensa mukainen. Verifiointi ja validointi tulisi suorittaa kaiken työn kaikissa vaiheissa. Jäljitettävyydellä vaiheesta toiseen tarkoitetaan sitä, että on aina pystyttävä sanomaan, miksi jokin asia on mukana dokumentissa/ohjelmassa. Lisäksi on aina pystyttävä sanomaan, miten jokin asia on huomioitu seuraavassa vaiheessa. Kuvassa 1 esitetään periaate verifioinnille ja validoinnille V-mallissa. Kuvassa 2 esitetään periaate jäljitettävyydelle V-mallissa.

Validointi V-mallissa

Kuva 1. Periaatekuva verifioinnista ja validoinnista V-mallissa.

Viittaukset V-mallissa

Kuva 2. Periaatekuva viittauksista V-mallissa.

Laatujärjestelmän rakenne

Laatujärjestelmä koostuu seuraavista rakenneosista:

Laatujärjestelmän dokumentointi

Yleiset laatujärjestelmää koskevat dokumentit sekä projektikohtaiset laatudokumentit:

  1. laatukäsikirja, joka voi koskea koko yritystä tai jotain osaa sen toiminnoista
  2. projektikohtaiset laatusuunnitelmat, jotka kuvaavat laatujärjestelmän soveltamisen projektissa (laatutavoitteet, vastuut ja valtuudet, työohjeet, testaus-, tarkastus- ja valvontamenettelyt, laatusuunnitelman muuttamismenettelyt)
  3. laatutietokanta, joka sisältää testaus-, tarkastus- ja valvontamenettelyjen tulokset

Laatujärjestelmän kuvaavien dokumenttien on oltava dokumenttien hallinnan piirissä ja niillä tulee olla muista dokumenteista poikkeava yhtenäinen ulkoasu. Jos halutaan sertifiointi, niin dokumenttien ja ISO-standardien suhteet on kuvattava ristiviittaustaulukkona.

Laatupolitiikka

Laatupolitiikalla tarkoitetaan yrityksen johdon antamaa yleisluontoista kuvausta yrityksen laatutavoitteille. Projektikohtaisissa laatusuunnitelmissa laatupolitiikka muutetaan mitattavissa oleviksi laatutavoitteiksi.

Organisaatio

Yrityksessä voi olla kolme samanaikaisesti olemassaolevaa organisaatiorakennetta:

  1. Yrityksen normaali organisaatio
  2. Projektien organisaatiot (väliaikaisia)
  3. Laatuorganisaatio

Organisaatiorakenteet oikeuksineen ja vastuineen tulee kuvata selvästi. Lisäksi koko henkilökunnalle tulee taata oikeus tuoda esiin ongelmia ja osallistua niiden korjaamiseen. Yritys asettaa johdon edustajan, joka on vastuussa laatujärjestelmästä.

Roolikäsite

Rooli on joukko tehtäviä, vastuita ja oikeuksia. Rooli voi vastata suoraan henkilön tehtäväkuvausta, mutta se voi kohdistua myös henkilöjoukkoon ja lisäksi samalla henkilöllä voi olla samanaikaisesti useita rooleja. Roolien ryhmittely:

Laatujärjestelmän sisäinen auditointi

Laatujärjestelmän toimivuus ja sen noudattaminen käytännössä on tarkastettava aika ajoin sisäisellä auditoinnilla. Auditointisuunnitelmassa kuvataan sisäisen auditoinnin suorittaminen. Auditoinnin tulos on kirjattava raporttiin, joka on vietävä johdon katselmoitavaksi mahdollisia toimenpiteitä varten.

Korjaavat toimenpiteet

Korjaavalla toimenpiteellä tarkoitetaan työskentelymenetelmään kohdistuvaa muutosta. Kun havaitaan virhe tuotteessa, niin pitää miettiä johtuuko virhe huonosta toimintatavasta ja tarvittaessa korjata toimintatapaa, jotta samankaltaisten virheiden syntyminen tulevaisuudessa tulisi estettyä. Korjaavan toimenpiteen vaiheet ovat:

Korjaavaan toimenpiteeseen voi liittyä poikkeavien tuotteiden hävittäminen ja niiden jakeluun pääsyn estäminen.

Tarkastusmenettelyt

Yleistä

Tarkastusmenettelyjen tarkoituksena on etsiä virheitä ohjelmista ja dokumenteista, mutta ei ohjelmoijista ja dokumenttien kirjoittajista. Tarkastuksen suorittavat tekijän kanssa samantasoiset henkilöt (peer review), eivät siis tekijän esimiehet.

Tekijä tulee yleensä sokeaksi omille virheilleen ja jopa hyvin lyhyetkin toisten tekemät tarkastukset paljastavat yleensä virheitä, joihin tekijä ei ole kiinnittänyt mitään huomiota. Virhe syntyy usein määritysten väärinymmärryksestä ja jatkuu läpi suunnittelun, ohjelmoinnin ja testauksen. Lisäksi tietoisuus siitä, että muut tulevat lukemaan ohjelmakoodia ja dokumentteja, saa tekijät yleensä suhtautumaan huolellisemmin ja vakavammin työhönsä.

Tarkastusmenettelyn tavoitteita:

Tarkastusmenettelyjen mahdollisia lajeja

Osallistujien roolit

Samojen henkilöiden käyttöä samankaltaisten töiden tarkastamisessa pitäisi välttää.

Tarkastuksen vaiheet

Tarkastuksen vaiheet ovat valmistelu, tarkastustilaisuus ja jälkihoito. Seuraavassa esitetään kaikkein muodollisin tapa, jota voidaan keventää katselmuksen ja läpikäynnin tapauksessa.

Valmistelu

Tekijät ja heidän johtajansa päättävät, että tulos on valmis tarkastettavaksi ja sopivat tarkastuksen tavoitteista, joita voivat olla esimerkiksi etsiä suunnitteluvirheet, etsiä erot aiempiin määrittelyihin tai etsiä ne kohdat, jotka eivät noudata ohjeistoja. Tarvittaessa tavoitteet jaetaan tarkastajien kesken. Tarkastukseen osallistujat määrätään ja tekijöiden tulee hyväksyä valvojan valinta. Valvoja valitsee muut osallistujat. Lisäksi valmistellaan tarvittavat materiaalit, joita ovat tarkastettava dokumentti/ohjelmalistaus, työn määrittelevät dokumentit sekä noudatetut ohjeistot ja tarkastuslomakkeet.

Aloituskokouksessa valvoja kuvaa lyhyesti tarkastuksen kohteen ja tavoitteet sekä tarvittaessa kuvaa lyhyesti tarkastuksen jatkovaiheet. Lisäksi valvoja jakaa materiaalin. Kokouksen jälkeen kukin tarkastaja käy itsekseen läpi materiaalin käyttäen hyväksi tarkastuslistoja, ohjeita ja standardeja sekä tilastoja tyypillisistä virheistä ja kirjaa käyttämänsä ajan havaitsemansa virheet ja epäselvyydet ja toimittaa nämä tiedot valvojalle, joka toimittaa kopiot edelleen tekijöille. Tekijät perehtyvät tarkastajien huomautuksiinja valmistelevat niihin vastaukset. Kokemus on osoittanut, että noin 3/4 virheistä löytyy valmistelun aikana.

Tarkastustilaisuus

Tilaisuuden alussa valvoja varmistaa, että kaikki tarkastajat ovat jättäneet raporttinsa ja tekijät ovat valmistelleet vastauksena. Jos valmistelu on puutteellista, niin tarkastustilaisuus on siirrettävä myöhempään ajankohtaan. Tarkastustilaisuudessa lukija (joka voi olla esim. yksi tarkastajista) käy ääneen läpi tarkastettavaa dokumenttia suoraan tai tiivistäen, tarkastajat esittävät tekemänsä huomautukset, ja tekijät selittävät ovatko ne virheitä vai eivät sekä tarvittaessa pyytävät tarkastajilta lisäselvityksiä; tekijät eivät ryhdy puolustuskannalle vaan ymmärtävät, että tarkastajat yrittävät auttaa tekijöitä heidän työssään.

Tarkastajat esittävät huomionsa kohteliaasti, keskittyvät työhön (eikä sen tekijöihin), välttävät tyylikysymysten käsittelyä (paitsi silloin kun tyyli on ohjeistettu) ja antavat kiitosta hyvistä kohdista. Kirjuri kirjaa virheistä paikan, lyhyen kuvauksen, virheen luokan ja virheen syyn, jos se on helposti nähtävissä. Lisäksi käydään läpi mahdolliset muut sekavuutta tai huolta aiheuttavat kohdat ja tarkastajien on otettava esiin kaikki kohdat, joita he eivät ymmärrä kunnolla. Kirjuri kirjaa havainnot. Koko ajan valvoja pitää huolen siitä, että virheitä vain etsitään ja paikannetaan mutta niitä ei ryhdytä korjaamaan.

Lopuksi valvoja päättää tarvitaanko uusintatarkastus vai ei. Uusintatarkastus on aiheellinen mikäli esim. tarkastusprosessi on normaalista poikkeva, löydettyjen virheiden jakauma on poikkeava, laatua on syytä epäillä tai joku osallistujista pyytää uusintatarkastusta. Valvoja varmistuu kirjausmerkintöjen riittävyydestä käymällä läpi kaikki syntyneet yhteenvetolomakkeet.

Tarkastustilaisuus ei saa kestää yli kahta tuntia ja samalla henkilöllä ei saa olla kahta tarkastustilaisuutta yhtenäpäivänä. Mikäli löytyy paljon pieniä virheitä, kannattaa tarkastus keskeyttää (ja jatkaa vasta kun tekijät ovat käyneettyönsä kokonaan uudelleen läpi) koska muuten suuret ongelmat jäävät helposti huomaamatta.

Jälkihoito

Kirjuri viimeistelee pöytäkirjan, toimittaa siitä kopiot osallistujille ja vie tarvittavat tiedot laatutietokantaan. Tekijät korjaavat havaitut virheet ja puutteet ja käyvät korjaukset läpi valvojan kanssa (ellei uusintatarkastusta järjestetä; valvoja voi päättää että järjestetään sittenkin). Valvoja tarkistaa, että tarkastustiedot on viety laatutietokantaan jaettä johdolle on ilmoitettu tarkastuksen onnistuneesta loppuunsaattamisesta.

Ei-paikallinen ja eriaikainen tarkastus

Tarkastus voidaan tehdä myös ei-paikallisesti, ilman fyysisiä tapaamisia. Tarkastukseen osallistujat voivat pitää virtuaalisia kokouksia eri toimipisteistä videoneuvottelu- ym. välineiden avulla. Tarkastuksen voi hoitaa myös eriaikaisena, jolloin yhteydenpitovälineeksi riittää esim. sähköposti. Tällöin valvoja huolehtii, että jokainen osallistuja tekee kussakin vaiheessa hänelle määrätyt tarvittavat toimet, jonka jälkeen tarkastus voi edetä seuraavaan vaiheeseen.

Epäonnistumisten tyypilliset syyt

Laatutietokanta ja tarkastusmenettely

Tietojen keruun tarkoitus on

Laatutietokantaan viedään mm. tarkastajien yhteenvetoraportit ja tarkastustilaisuuksien yhteenvetoraportit. Kirjurin tai valvojan on syytä anonymisoida ne siten, ettei niistä voida selvittää yksittäisiä tekijöitä. Jos tekijätiedot halutaan silti viedä tietokantaan, niitä ei pidä ottaa mukaan luotaessa kannasta erilaisia raportteja.

Virheiden löytymisprosentin arviointi

Virheiden löytymisprosentin arviointi on vaikeaa. Apuna voidaan käyttää capture-recapture -menetelmää, jossa ideana on se, että mitä suurempi osa tarkastuksessa löydetyistä virheistä on kaikkien tarkastajien löytämiä, sitä suurempi osa kaikista virheistä on löydetty. Historiaan perustuvaa lähestymistapaa käytettäessä ajatellaan, että kukin tarkastaja löytää useimmiten suurinpiirtein saman prosenttiosuuden kaikista virheistä.

Tarkastuslistoista

Tarkastuslistat riippuvat käytettävistä menetelmistä ja apuvälineistä ja ne on uusittava aika ajoin.

Laatutietokanta

Laatutietokanta tarkoittaa kaikkien tuotteen tai työskentelyn laatuun liittyvien dokumenttien sekä niiden pohjalta tehtyjen yhteenvetojen kokoelmaa. ISO9001-standardin mukaan laatutietokannan ylläpito osoittaa vaatimusten noudattamista ja laatujärjestelmän tehokasta toimintaa. Tietokannan dokumentit toimivat todisteina saavutetuista tuloksista ja suoritetuista toiminnoista.

Dokumenttien tekovälineellä tai tallennustavalla ei väliä. Dokumentit voivat olla

Laatutietokannan sisältönä mm:

Tietojen säilytysajasta on oltava selkeät ohjeet.

Vain jäsenille: